Pianificare una evento come una maratona può sembrare un impresa intimidatoria ed impossibile da concretizzare, ma non bisogna scoraggiarsi! Il trucco principale è quello di realizzare un piano di sviluppo passo-passo delle attività che andremo a svolgere in modo da rendere tutto il processo molto più semplice. Creare quindi una cronologia per ogni aspetto da organizzare ci assicura che alla fine nulla sarà stato trascurato. In questa mini guida vi spiegheremo proprio quali sono i vari passi su cui focalizzarci.
I Primi Passi
Prima di tutto di tutto è importante decidere il luogo, la data, la distanza da percorrere ed il luogo della vostra maratona. Scegliere una data almeno 6 mesi prima dall’evento garantisce a voi e al vostro team di avere il tempo necessario per pianificare il tutto. Bisogna scegliere attentamente il giorno dell’evento, per far si che non sia in concomitanza con altri eventi locali soprattutto se di particolare interesse, in modo da eliminare un eventuale concorrenza. A questo scopo può essere d’aiuto effettuare una semplice ricerca su Google oppure spulciare alcuni siti specifici del settore in cui viene pubblicato periodicamente il calendario delle maratone a livello nazionale, regionale o provinciale, ad esempio tra i primi risultati di ricerca troviamo il blog matteoraimondi.altervista.org.
Stabilire una distanza della maratona che sia gestibile. Se state organizzando un evento di questo tipo per la prima volta, forse può essere un ottima idea, come prima esperienza per mettersi al sicuro, organizzare una mezza maratona. In modo da acquisire un minimo di esperienza e tentare una distanza più lunga negli eventi successivi. È importante comprendere che oltre a dover gestire una distanza minore nella mezza maratona, a beneficiarne sarà anche il vostro budget in quanto avrete bisogno di un numero inferiore di fornitori e collaboratori, dimezzando quindi anche il sovraccarico di lavoro.
Come scegliere la Location del vostro evento?
Ma cos’è che in primo luogo vi darà la possibilità o no di realizzare una maratona? La risposta è: il luogo in cui si svolgerà l’evento, ovvero la location.
Esistono tante accortezze ed esigenze tecniche che bisogna tenere a mente durante la scelta della location. Innanzi tutto deve essere un luogo di facile raggiungimento, immaginiamo che ci saranno anche partecipanti provenienti da altre province o regioni, per questo motivo bisogna anche garantire un numero adeguato di hotel, parcheggi e servizi di trasporto pubblico nelle immediate vicinanze dell’evento. Anche la sicurezza è un fattore fondamentale nella scelta della location, dovrà garantire lo spazio necessario da destinare alle tende mediche e vie di fuga per il pronto soccorso per garantire la sicurezza dei corridori.
È giunto il momento di fare due conti!
A questo punto avete una data ed una location per la vostra maratona. È giunto il momento di iniziare a fare due conti. Bisogna determinare una stima del budget necessario ed un elenco delle risorse e e del materiale tecnico (maglia tecnica personalizzata, pacco gara, gadget, ecc..) da acquistare. Effettuando varie ricerche e comparazione online, una soluzione molto vantaggiosa in rapporto qualità-prezzo viene fornita dall’azienda “Maglia Running” specializzata proprio nella fornitura di materiale ed abbigliamento sportivo per eventi. Nel catalogo online che trovate all’indirizzo https://www.runnek.it/ trovate tutti i prodotti di cui avrete bisogno, con i relativi prezzi (a partire da…) ed anche un form per contattare direttamente il fornitore ed avere un idea di massima del budget da assegnare.
Un aspetto da non sottovalutare è quello di contattare il comune e l’ufficio tecnico della vostra città per richiedere l’autorizzazione a svolgere la maratona. Potreste anche sostenere dei costi per ottenerla, ricordatevi di inserirli nella stima del budget. Potrebbe anche essere necessario ottenere l’approvazione da parte delle forze dell’ordine ed essendo spesso che richiede del tempo, il consiglio è quello di effettuare tutte le richieste con almeno 2 mesi di anticipo.
Risolto il problema burocratico, bisogna contattare i vari fornitori per ottenere: strumenti per la temporizzazione, software di registrazione online, cibo, acqua ed altro in base alle vostre esigenze. Bisogna anche assicurarsi di avere per il giorno della manifestazione del personale medico sul luogo dell’evento per eventuali emergenze ma anche il volontariato della protezione civile per garantire la giusta sicurezza.
Ci siamo quasi, ancora un ultimo sforzo!
Possiamo ritenere conclusa la fase preliminare, è giunto il momento di andare all’attacco per reclutare volontari e sponsor ma soprattutto per iniziare a pubblicizzare la propria maratona. Un consiglio può essere quello di cercare delle partnership con le aziende locali richiedendo delle sponsorizzazioni o donazioni. Molte aziende sono sempre alla ricerca di nuovi modi per pubblicizzarsi e potrebbero accettare volentieri la vostra proposta.
Fare anche delle campagne di marketing online può essere un buon metodo efficace per puntare dritto al tuo target di riferimento, risparmiando tempo e denaro. È importante avere un sito web dell’evento che contiene tutte le informazioni principali che gli eventuali partecipanti hanno bisogno di conoscere, in particolar modo una facile procedura di registrazione alla maratona online. Una piccola marcia in più possono darla anche delle specifiche campagne e-mail. Una volta che tutti gli step decisi nella prima fase sono stati portati a termine con successo non vi resta che attendere la data stabilita per l’evento tenendo sempre sotto controllo che tutto stia procedendo secondo quanto stabilito.
Successivamente alla maratona non dimenticate di portare il vostro ringraziamento a tutti coloro che hanno collaborato per la riuscita dell’evento (partecipanti, volontari, fornitori, sponsor, ecc). Se seguirete tutti questi piccoli consigli il successo del vostro evento è assicurato.
Foto della Maratona CC-BY di KJohansson da Wikipedia
